Wersja dokumentu: 1 października 2026 r.
1. Administrator i kontakt
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku ze sklepem https://roanna.pl/ jest ROANNA SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, ul. Łąkowa 26A, 47-400 Racibórz, Polska, KRS 0001229664, NIP 6392039097, REGON 544276749. W sprawach danych możesz skontaktować się z nami pod adresem biuro@roanna.pl, telefonicznie +48 663 368 466 lub listownie na powyższy adres z dopiskiem „Dane osobowe”.
Polityka opisuje dane klientów, osób kontaktujących się ze sklepem i osób, których dane klient przekazuje w celu realizacji zamówienia, np. odbiorców prezentów. Korzystamy z danych zgodnie z RODO — rozporządzeniem (UE) 2016/679.
2. Jakie dane otrzymujemy
W zależności od Twoich działań otrzymujemy dane podane w zamówieniu lub koncie, np. imię, nazwisko, e-mail, numer telefonu, adres dostawy lub wskazanie punktu odbioru, dane do dokumentu sprzedaży, NIP firmy, zamówione produkty, kwoty i statusy płatności oraz treść personalizacji i korespondencji. Nie należy umieszczać w treści personalizacji lub wiadomości danych wrażliwych ani informacji zbędnych do realizacji sprawy.
W związku z pracą sklepu i bezpieczeństwem systemów mogą być zapisywane dane techniczne, takie jak adres IP, czas i parametry żądania, informacje o przeglądarce, urządzeniu i błędach. Cookies i podobne mechanizmy opisujemy w Polityce cookies.
Dane otrzymujemy przede wszystkim od Ciebie. Informację o statusie płatności możemy otrzymać od operatora płatności, a dane o realizacji dostawy — od przewoźnika. Jeżeli jesteś odbiorcą zamówienia złożonego przez inną osobę, otrzymujemy od niej dane niezbędne do doręczenia lub wykonania wskazanego prezentu, np. imię, adres, telefon albo tekst personalizacji.
3. Cele, podstawy prawne i czas przechowywania
| Cel | Podstawa prawna | Okres lub kryterium przechowywania |
|---|---|---|
| Przyjęcie, wykonanie i rozliczenie zamówienia; kontakt dotyczący realizacji; grawer zamówiony przez klienta | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — umowa lub działania przed jej zawarciem na Twoje żądanie | Przez realizację umowy, następnie w zakresie koniecznym z uwagi na obowiązki prawne i roszczenia opisane niżej |
| Prowadzenie konta, jeśli je utworzysz | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — umowa o prowadzenie konta | Do usunięcia konta lub zakończenia usługi; po tym tylko dane potrzebne do obowiązków prawnych lub roszczeń |
| Obowiązki podatkowe, księgowe i dokumentowanie sprzedaży | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązki prawne | Zwykle 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku; dłużej, jeżeli przepisy lub zawieszenie/przerwanie przedawnienia tego wymagają |
| Rozpatrzenie reklamacji i wykonanie ustawowego prawa odstąpienia | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązki prawne; w odpowiednim zakresie także lit. b | Przez obsługę sprawy, następnie przez okres wymagany do dokumentowania obowiązku i ochrony przed roszczeniami |
| Odpowiedź na zapytanie niezwiązane jeszcze z umową | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz interes w prowadzeniu korespondencji; przy zapytaniu o przyszły zakup także lit. b | Do zakończenia sprawy, a gdy jest to potrzebne dla dowodów — do upływu terminu przedawnienia związanych z nią roszczeń |
| Dochodzenie lub obrona roszczeń | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — ochrona praw Roanny | Do upływu właściwego terminu przedawnienia; w razie sporu do jego zakończenia i upływu terminów dotyczących jego skutków |
| Bezpieczeństwo, wykrywanie błędów i przeciwdziałanie nadużyciom | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — ochrona systemów, klientów i ciągłości sklepu | Przez okres potrzebny do diagnostyki i zapewnienia bezpieczeństwa; w razie incydentu także przez czas wyjaśnienia sprawy i ochrony roszczeń |
| Doręczenie zamówienia lub wykonanie prezentu dla innej osoby; kontakt z przedstawicielem klienta będącego osobą prawną | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — realizacja zamówienia i obsługa relacji z klientem | Przez realizację danej sprawy, następnie w niezbędnym zakresie jak dla dokumentacji zamówienia i roszczeń |
Prawnie uzasadnione interesy nie uprawniają nas do przetwarzania danych w sposób sprzeczny z Twoimi prawami. Terminy przedawnienia zależą od rodzaju roszczenia; co do zasady wynoszą 6 lat, a dla wielu roszczeń związanych z działalnością gospodarczą 3 lata, z wyjątkami i zasadami liczenia wynikającymi z prawa. Nie przechowujemy wszystkich danych automatycznie przez najdłuższy możliwy okres.
Przy obecnym zakresie sklepu nie prowadzimy newslettera ani nie używamy Google Analytics i narzędzi reklamowych Meta/Google. Ich ewentualne uruchomienie będzie wymagało odpowiedniej informacji i, tam gdzie jest wymagana, dobrowolnej uprzedniej zgody. Dane z zakupu nie stanowią zgody na wysyłanie reklam.
4. Komu przekazujemy dane
Dostęp otrzymują wyłącznie osoby upoważnione i podmioty potrzebne do konkretnego celu, w odpowiednim zakresie:
- PayPro S.A. — Przelewy24, ul. Pastelowa 8, 60-198 Poznań: obsługa wybranej płatności, w tym BLIK; operator działa jako odrębny administrator w zakresie własnych usług i obowiązków. Informacja Przelewy24 dla płatników.
- InPost sp. z o.o., ul. Pana Tadeusza 4, 30-727 Kraków: nadanie, doręczenie i obsługa wybranej przesyłki; w zakresie własnych usług i obowiązków działa jako odrębny administrator. Prywatność — usługi kurierskie InPost.
- SEOHost sp. z o.o.: hosting sklepu i usługi infrastruktury objęte naszą umową; dane obsługuje na nasze zlecenie w zakresie powierzenia. Informacje SEOHost.
- OptiOMS sp. z o.o., ul. Pastora Franciszka Michejdy 18, 47-400 Racibórz: system obsługi zamówień, dokumentów sprzedaży, wysyłek i wiadomości związanych z realizacją; dane operacyjne klientów przetwarza na nasze polecenie. Umowa powierzenia OptiOMS i wykaz podprocesorów.
- Dostawcy obsługi informatycznej, poczty i kopii zapasowych, działający na nasze zlecenie, a także podmioty obsługujące księgowość, dokumenty sprzedaży i rozliczenia — w zakresie potrzebnym do ich zadań.
- Banki, profesjonalni doradcy, podmioty wspierające dochodzenie roszczeń oraz organy publiczne i sądy, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna.
Podmioty działające na nasze zlecenie są objęte właściwymi umowami powierzenia. Samo używanie WordPressa lub WooCommerce nie oznacza przekazywania danych zamówień do WordPress.org. Nie przekazujemy danych z zakupów w roanna.pl/ do wszystkich marketplace tylko dlatego, że system obsługuje też inne kanały sprzedaży.
5. Przetwarzanie poza Europejskim Obszarem Gospodarczym
Usługi wykorzystywane przez OptiOMS mogą powodować przetwarzanie danych lub dostęp do nich poza EOG, w szczególności w USA. Dotyczy to infrastruktury i wsparcia oraz — przy wysyłce wiadomości przez tę usługę — dostawcy poczty transakcyjnej Plus Five Five, Inc. (Resend). Podstawowa infrastruktura OptiOMS w regionie Frankfurt nie oznacza, że wszystkie czynności odbywają się wyłącznie w EOG.
Zakres zależy od włączonych funkcji. Wykaz dostawców, kategorii danych i lokalizacji znajduje się w informacji o podprocesorach OptiOMS. Zabezpieczenia transferów wynikają z rozdziału V RODO: właściwej decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony, a w odniesieniu do USA — ważnego udziału danego odbiorcy w EU–US Data Privacy Framework, albo standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej wraz z potrzebnymi środkami uzupełniającymi. Zasad tych nie zastępuje zgoda na regulamin sklepu.
Informację o konkretnym odbiorcy, lokalizacji i stosowanym zabezpieczeniu oraz kopię właściwych zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na biuro@roanna.pl. Udostępniane dokumenty mogą wymagać usunięcia danych innych osób i informacji poufnych. Informacje o odrębnym przetwarzaniu przez operatora płatności i przewoźnika zawierają ich polityki wskazane wyżej.
6. Twoje prawa
Na warunkach określonych w RODO przysługuje Ci prawo dostępu do danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. Możesz również żądać przeniesienia danych przetwarzanych automatycznie na podstawie umowy lub zgody.
Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Jeżeli przetwarzanie miałoby dotyczyć marketingu bezpośredniego, sprzeciw w tym zakresie nie wymaga uzasadnienia.
Jeżeli dane przetwarzamy na podstawie zgody, możesz ją wycofać w każdej chwili. Nie wpływa to na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Prawo usunięcia nie oznacza obowiązku usunięcia danych, które musimy zachować np. z powodu przepisów podatkowych lub ochrony roszczeń.
Żądania kieruj na biuro@roanna.pl. Co do zasady odpowiadamy w ciągu miesiąca; w przypadkach dopuszczonych prawem termin może zostać wydłużony o dwa kolejne miesiące, o czym informujemy wraz z przyczyną. Jeżeli mamy uzasadnione wątpliwości co do tożsamości osoby składającej żądanie, możemy poprosić o informacje niezbędne do jej potwierdzenia.
Masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Informacje o sposobach kontaktu i składania skarg dostępne są na stronie UODO.
7. Dobrowolność danych i decyzje automatyczne
Podanie danych jest dobrowolne, ale dane oznaczone jako wymagane są potrzebne do złożenia i realizacji zamówienia, obsługi konta lub danego zgłoszenia. Bez nich nie możemy wykonać odpowiedniej czynności. Dane wymagane na dokumencie sprzedaży wynikają z przepisów prawa. Nie wymagamy danych zbędnych do danej sprawy.
W ramach sklepu nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub podobnie istotnie na Ciebie wpływały, w rozumieniu art. 22 RODO. Automatyczne obliczenie ceny wariantu, wysłanie potwierdzenia lub aktualizacja statusu zamówienia nie są takim profilowaniem. Operator płatności odpowiada za własne procedury opisane w jego informacji dla płatników.
8. Bezpieczeństwo i zmiany
Ograniczamy dostęp do danych do osób i dostawców, którzy potrzebują go do swoich zadań, oraz stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka. Nie publikujemy tekstów personalizacji ani danych klientów w materiałach reklamowych bez odrębnej podstawy prawnej.
Politykę aktualizujemy przy zmianach w sposobie przetwarzania danych lub obowiązujących przepisach. Aktualizacja sama w sobie nie rozszerza udzielonych zgód ani nie stanowi zgody na nowe cele. Obowiązującą wersję i datę udostępniamy na tej stronie.